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Wie man eine Übersicht in Excel erstellen




Wie erstelle ich ein Dashboard in Excel?

how-to-create-a-dashboard-in-excel Um ein Dashboard in Excel erstellen Sie die von der Instrumententafel in einer Excel-Arbeitsmappe verwendet Daten organisieren, erstellen flexible Modelle aus den Daten und dann schließlich präsentieren die Daten als korrekt formatierten Bericht oder einem Dashboard. Bevor wir beginnen, immer im Hinterkopf behalten, dass, wenn das Armaturenbrett, die Sie erstellen wird, die von anderen Menschen in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden (und oft gehalten), ist es immer eine gute Idee, um die Dinge so weit wie möglich zu vereinfachen. Sie wollen nicht, um verbrachte Zeit etwas, das aus dem Fenster geht die Erstellung, nur weil jemand anders konnte nicht begreifen, wie Sie das Dashboard erstellt.

Falls Sie es selber einmal ausprobieren möchten, können Sie die Rohdaten für verwenden Erstellung eines Dashboards in Excel hier.

Jetzt lasst uns zurück zum Geschäft.

Die richtige Organisation der Daten in Excel - der erste Schritt beim Erstellen eines Dashboards

Mehr als wahrscheinlich, werden Sie im kommenden Rohdaten aus einer Datenbank, einem vorhandenen Arbeitsblatt oder in vielen Fällen, einen Flachdatei. Excel bietet eine sehr einfache Schnittstelle, um Daten zu laden und es kann Text-Dateien, XML-Dateien, HTML-Dateien, Datenbankabfragen oder sogar einige Datenbankdateien unterzubringen. Auf der Menüleiste, benutzen Sie die "Daten" -> Option "Externe Daten importieren", um Daten auf einer Arbeitsmappe zu laden.

Überprüfen und reinigen Sie Daten auf Fehler, fehlende Werte und nachfolgende Leerzeichen

Sobald Sie die auf einer Excel-Arbeitsmappe geladen Daten haben, ist die erste Sache, die Sie brauchen, um zu überprüfen, ob jedes der Felder hat sich zu einem richtigen Spalte eingefügt. Viele Male, können Sie ein Datenfeld korrekt in einer Spalte aufgefüllt haben nur für die ersten paar Zeilen. > 'Text Spalten "-Option zu trennen die Felder in einer Zeichenkette durch Komma getrennt, vor allem, wenn Ihre Daten kommen aus - Sobald Sie sicher, dass Sie alle Daten korrekt im Feld Spalten besiedelt (die Sie haben können, um die" Daten "verwenden, sind eine flache Textdatei), lassen Sie uns nun über und "Augapfel" die Daten in Ihren Excel-Dashboard. Sind einige Felder leer und fehlende Daten in einem anderen Bereich? Ist ein Feld, das Zahlen enthält verhalten sich wie Text? Ist ein Feld führenden oder abschließenden Leerzeichen? Überprüfen Sie für alle diese und sicherzustellen, dass Sie keine Fehlerquellen zu beseitigen.

Formatieren von Daten

Es ist immer eine gute Übung, um alle Datenpunkte zu formatieren, wenn Sie Daten auf eine Arbeitsmappe geladen haben und bevor Sie andere Elemente zu Ihrem Dashboard hinzufügen. Die Formatierung kann auch helfen, bringen Fehlerquellen in Ihren Daten. Zum Beispiel, wenn Sie eine Spalte in das Datumsformat "dd-mmm-yyyy" und einige der Felder nicht richtig formatieren, formatieren, kann sie zeigen, dass einige der Datenfelder können immer von Excel als Textzeichenfolgen behandelt werden. Ich in der Regel hinzufügen, um meine Grenzen leichter Datenblatt.

Organisieren Daten

Ist es immer ratsam, sowohl aus ästhetischen Gründen der Effizienz und um Daten in dem Armaturenbrett in einer Weise, dass die einzigartige Schlüsselfelder (Angestelltennummer, Seriennummer usw.) sind auf der linken Seite des anderen Datenfeldern zu organisieren. Das gleiche ist der Fall mit Feldern, die aggregierte Daten zu helfen - zum Beispiel sagen können Herkunftsland, Abteilungsnamen usw. Organisieren von Daten auf diese Weise dazu beitragen, Geschwindigkeit der Berechnung von Formeln in Excel-Dashboard. Um mehr zu wissen Möglichkeiten, um die Geschwindigkeit der Berechnung in Excel zu verbessern diesen Artikel lesen.

Neues flexible Datenmodelle für das Armaturenbrett

Sobald Sie die Daten angelegt haben nett und hübsch, müssen Sie auf den nächsten Schritt, die flexible Modelle mit den Daten zu erstellen, ist zu bewegen. Es ist immer ratsam, so viele Daten zu packen in einen so kleinen Raum wie möglich lieber die Leser gehen durch Arbeitsblatt auf Arbeitsblatt von Grafiken und Tabellen in das Armaturenbrett. Aber Sie müssen auch sicherstellen, dass alles ist intuitiv und korrekte Trennung ist für unabhängige Datenelemente gehalten. Ausgleich sowohl die Kriterien kann eine Herausforderung auf den ersten, aber Sie können sie mit Erfahrung zu meistern.

Erstellen diese Datenmodell ist so, so viele Daten in so kleinen Raum wie möglich zu packen in Ihrer Excel-Dashboard. Zum Beispiel können Sie zeigen, sagen wir, den Umsatz von allen 20 Abteilungen in 20 verschiedene Diagramme oder haben einfach ein Diagramm aktualisiert, wie der Benutzer wählt aus einer Drop-down mit der Liste der 20 Divisionen.

Erstellen von Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sind eine der einfachsten und nützlichsten Funktionen von Excel. > 'Pivottable-und Pivotchart-Bericht "-Option in der Menüleiste - Sie können eine mit dem" Daten "zu erstellen. Sie können mehr über lesen Pivot-Tabellen und VBA hier.

Benannten Bereich und Datenvalidierung

Benannten Bereich wenn verwendet mit Datenüberprüfung ist eine erstaunliche Art der Präsentation und Organisation von Daten in einer Excel-Dashboard. Sie können zu lesen, Datenvalidierung und benannten Bereich hier.

VBA-Code

Obwohl ich würde nicht vorschlagen, mit Hilfe von VBA-Code, wenn andere Mittel können den Job genauso gut in Ihre Excel-Dashboard zu tun, manchmal gibt es keine andere Möglichkeit, es zu benutzen. Wenn Sie Code schreiben, für Ihre Excel-Dashboard, kommentieren und schreiben reichlich leicht verständlichen Code. Sie können mehr über die VBA lernen und For Next For Each in Next-Schleife hier und tun, bis Schleife hier.

Andere Datenmodelle

In meinem Artikel über Alternative zum Pivot-Tabellen , detaillierte ich eine Methode, um Drilldown Daten in einer Weise, die für den Benutzer einfacher, als von einer Pivot-Tabelle erreicht werden soll. Es gibt durchaus ein paar andere Methoden, die Ihnen helfen, diese Datenmodelle erstellen.

Gegenwärtige Daten als Eigen Armaturenbrett in Excel

Sobald Sie an Ort und Stelle haben Sie Ihre Daten Modelle, ist alles, die Sie verlassen haben, jetzt zu tun, um verschiedene Datenelemente in einer solchen Weise zu platzieren und zu organisieren, dass die wichtigsten Informationen am leichtesten an den Leser der Instrumententafel zur Verfügung gestellt. Bedenken Sie auch, dass die Aufgabe hier ist die Leser das Leben einfacher zu machen, indem sie ihm die Fähigkeit, so viele Informationen zu sehen, wie er / sie will, ohne Dumping alles auf ihn / sie alle auf einen Schlag. Eine gute Faustregel zu folgen ist, dass die Option, die den Leser am wenigsten überrascht ist immer die beste Option. Bevor Sie einen Datenpunkt hinzuzufügen, VBA-Steuerung oder Grafik auf dem Armaturenbrett, fragen, ob es sinn der Anwender das Leben einfacher.

Welche Datenpunkte in einem Dashboard sind

Beginnen Sie mit, eine Liste der Datenpunkte, die Sie dem Benutzer angezeigt werden soll. Beginnen Sie mit den offensichtlichsten. Dann bewegen sich über diejenigen, die ein bisschen weniger Wert hinzufügen. Sobald Sie eine Liste aller Datenpunkte haben, entfernen Sie diese, kann der Leser verzichten kann. Jetzt sortieren Sie die Liste der Datenpunkte in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für den Leser.

Hinzufügen von Diagrammen

Wenn es einfach durch eine Zahl dargestellt werden, verwenden Sie nicht ein Diagramm. Allerdings sind große Pläne, um Trends zu zeigen. Verwenden Sie ein Diagramm, das den Datenpunkt, den Sie zeigen wollen Komplimente. Wenn Sie die Gewinn-und Verlustrechnung zeigen wollen, verwenden Sie ein Wasserfalldiagramm (falls erforderlich). Wenn es ein Projekt-Timeline, verwenden Sie ein Gantt-Diagramm . Während mit einem Diagramm in Excel-Dashboard, folgen Sie diese einfachen Richtlinien:

1. Halten Sie es einfach. Alles, was nicht hilft entfernen. Excel ist berüchtigt für das Einfügen von Daten-Elemente in einem Diagramm, die im Volksmund als bekannt Graphikmüll . Dazu gehören Gitternetzlinien, Bereich Umrisse und anderen Müll.
2. Möchte Linien-und Balkendiagramme über andere Phantasie Einsen und zweidimensionale Diagramme diejenigen über 3-dimensionale oder 1-dimensionale diejenigen.
3. Verwenden Sie keine Farben, wenn Sie sie vermeiden können.
4. Ersetzen Sie die Erschütterungen Excel Standarddiagramm Farben mit sanften Tönen.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Größe und Formatierung auf der x-und y-Achse zugeordnet werden.

Excel-Charts zu machen, ziemlich vielseitig, und ich habe noch nicht über eine angemessene Grafik, die nicht in Excel erstellt werden kann kommen. Sie kommen in allen Form und bemessen werden können, um in einer winzigen Zelle passen und skalieren bis hin zu einem ganzen Blatt werden.

Hinzufügen von VBA-Kontrollen

Sie können VBA-Steuerelemente in Excel-Sheets hinzuzufügen. Schalten Sie die Symbolleiste Formulare indem Sie auf das "Ansicht" -> "Toolbar" -> "Formulare" im Menü. Sobald Sie es eingeschaltet haben, können Sie durch Klicken und Ziehen und Kontrolle, die Sie auf eine Tabellenkalkulation auf Ihrem Armaturenbrett möchten.

Formatieren Sie die Excel-Dashboard

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Dashboards in Excel ist richtig formatieren Sie die letzten Arbeitsblatt / s, die Ihr Armaturenbrett zu bilden. Entfernen von Zellrahmen aus den Zellen der Excel-Dashboard, verstecken unerwünschte Zeilen und Spalten, bieten den richtigen Abstand, um verschiedene Datenelemente, wählen Sie eine richtige Schriftart und bieten Schatten und Grenzen für die Elemente, die verlangen, sie zu tun.

Probe-Dashboard

Hier ist es ein paar Screenshots Armaturenbrett, die Sie verwenden können:

Beispiel Dashboard-1

excel-dashboard-screenshot-1-small
(Klicken Sie auf das Bild zum Vergrößern)

Beispiel Dashboard-2


(Klicken Sie auf das Bild zum Vergrößern)

Sie können auch diese eine Probe Excel-Dashboard hier oder klicken Sie auf den Button unten:

sample-excel-dashboard


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Kommentare und Trackbacks

  1. sisense schrieb:

    Erstellen von Dashboards in Excel ist eine gute Praxis, aber seine sehr begrenzt.

    Sie können Elemente nicht miteinander verbinden und für jedes Blatt, das Sie zeichnen, alle Arbeiten wieder tun müssen.

    Auch Filteroptionen in Excel sind sehr begrenzt.

  2. Ajay hat geschrieben:

    Ich weiß nicht, ob ich dem zustimmen kann. Ich habe Excel für praktisch alles, was verwendet wird. Die Diagrammfunktionen in Excel sind genial (wenn Sie wissen, wie man ihnen zu arbeiten), seine weithin verfügbar und erfordert keine zusätzliche Schulung.

    Aber wenn Sie mich etwas, das nicht in Excel durchgeführt werden kann zeigen, bin ich bereit, diese starre Haltung von mir verändern :-)

    Ajay

  3. John Kyle schrieb:

    IThis ist ein großer Artikel und zeigt, dass Dashboards in Excel sind nicht nur nicht beschränkt (wie von den ersten Kommentar vorgeschlagen), aber sind eigentlich wirklich sehr mächtig. Der Bereich der Grafik, die Sie in den Beispiel Dashboards zeigen, ist groß - von Standard-Diagramme und Grafiken zu Sparklines (jetzt in Excel 2010 verfügbar) und Heatmaps.

    Eine weitere tolle Sache über die Verwendung von Excel für Dashboards ist, dass Endbenutzer wirklich befugt, nicht nur die Daten, sondern auch die Formeln zu erkunden. Mit Web-basierte Dashboard-Tools, werden die meisten Benutzer nicht erlaubt, mit neuen und unterschiedlichen Formeln zu experimentieren, weil sie nur haben, "Viewer"-Funktion beschränkt. Excel ist eine überlegene Lösung in diesem Fall, dass der Endverbraucher ist wirklich befugt, neue Dinge auszuprobieren und zu erkunden, was-wäre-wenn mit beiden Daten und Formeln.

  4. Victor schrieb:

    Schöne Arbeit Mann, halten rocken!

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